مرکز تماس چیست ؟

مرکز تماس ( Call Center )، یکی از بخش‌های حساس عملیاتی در بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهاست.

 مراکز ارتباط  ( Contact Centers )، نقش مهمی را در ارتباط بین کسب و کارها و مشتریانشان بازی می‌کنند. سازمانها به اهمیتی که مراکز ارتباط در موفقیت آن‌ها دارند پی برده‌اند و همواره سعی می‌کنند، این امکان را برای مشتریانشان فراهم آورند که در هر زمان و مکان، با سریعترین و ساده‌ترین امکانات بتوانند با سازمان در ارتباط باشند.

در مراکز ارتباط (Contact Centers)، مشتریان می‌توانند از طریق تلفن، فکس، صندوق صوتی، ایمیل، پیامک و وب سایت با توجه به علاقه خود از طریق هر کدام از رسانه‌های ذکر شده با سازمان‌ها و کسب و کارها در ارتباط باشند.

مرکز ارتباط را می‌توان اینگونه تعریف کرد: سیستمی هماهنگ از مردم، فرایندها، تکنولوژی‌ها و استراتژی‌ها که دسترسی به اطلاعات، منابع و کارشناسان را از طریق کانال‌های ارتباطی مناسب برای ایجاد تعامل فراهم می‌آورد. این تعامل باعث ایجاد ارزش برای مشتری و سازمان می‌شود. بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ از مرکز ارتباط به عنوان وسیله‌ای به منظور مدیریت کردن تعاملات مشتریان خود استفاده می‌کنند. بیشتر شرکت‌ها و سازمانهای بزرگ از مرکز ارتباط به عنوان وسیله‌ای به منظورمدیریت کردن تعاملات مشتریان خود استفاده می‌کنند.

اگر بخواهیم از دریچه نگرش سیستمی به کسب و کارها نگاه کنیم، می‌توان گفت مرکز تماس، یکی از نقاط مرزی در سازمان محسوب می‌شود.

به عبارت دیگر، تجربه مشتری در تعامل با همکاران مرکز تماس، نقش مهمی در شکل‌گیری تصویر کسب و کار و برند مجموعه در ذهن او دارد.

بعضی از مردم خدمات مرکز تماس (Contact Center Services) را چندان جدی نمی‌گیرند یا سهم آن را در اقتصاد فراموش می‌کنند. اما شاید برایتان جالب باشد که درآمد سالانه جهانی این صنعت بین صد تا دویست میلیارد دلار برآورد می‌شود و بخش مهمی از درآمد ملی کشورهایی مثل هند، مالزی و فیلیپین از طریق ارائه خدمات مراکز تماس به شرکتهای بین‌المللی تأمین می‌شود.

مکزیک، بلغارستان و رومانی، از دیگر کشورهایی هستند که مراکز تماس، به بخش قابل توجهی از اقتصادشان تبدیل شده است.

به عبارت دیگر، شرکت‌هایی که قصد برونسپاری خدمات مراکز تماس خود را دارند، به شرکتهای مدیریت ارتباط در این کشورها مراجعه می‌کنند.

به همین علت، بسیاری از کشورها، به مراکز تماس به عنوان فرصتی برای ایجاد اشتغال نگاه می‌کنند.

مرکز تماس، همان‌طور که از نامش پیداست، واحدی است که بخش مهمی از تماس‌های یک سازمان یا کسب و کار، در آن متمرکز شده است.

مراکز تماس را می‌توان بر اساس جهتِ ارتباطی آن‌ها به سه دسته تقسیم کرد:

مراکز اختصاصی تماس ورودی (Pure Inbound Call Centers)

مراکز اختصاصی تماس خروجی (Pure Outbound Call Centers)

مراکز هیبرید یا ترکیبی ( Inbound-Outbound / ‌Blended / Hybrid Centers)

مجموعه‌های اختصاصی تماس خروجی برای تبلیغات، اطلاع رسانی درباره محصولات و مشتری یابی با استفاده از تماس سرد (Cold Call) به کار می‌روند.

در گذشته این کار را تله مارکتینگ می‌نامیدند و اکنون، با توجه به مفهوم گسترده‌ی بازاریابی، مناسب‌تر است وظیفه این مراکز تماس را فروش تلفنی یا Telesales بنامیم.

مجموعه‌های تماس ورودی در مقایسه با تماس خروجی، تخصصی‌تر محسوب می‌شوند و برای ارائه خدمات پس از فروش، توزیع تقاضای مشتریان و دریافت شکایت‌ها و مواردی مانند این‌ها به‌کار برده می‌شوند.

در زبان انگلیسی، دو اصطلاح Call Center و Contact Center معنای متفاوتی دارند و معمولاً Contact Center‌ها را نسل جدید Call Center‌ها در نظر می‌گیرند.

در Contact Center، هم‌چنان محور اصلی ارتباط با مشتری، مکالمه و تماس تلفنی است. اما کانال‌های دیگر ارتباطی مانند پیامک، ایمیل، چت و شبکه های اجتماعی نیز، در این واحد‌ها متمرکز شده‌اند.

بسیاری از منابع فارسی، برای هر دو واحد Call Center و Contact Center، از اصطلاح مرکز تماس استفاده می‌کنند. اما اگر حساس باشید که بین این دو اصطلاح تفاوت قائل شوید، می‌توانید از مرکز ارتباط به عنوان معادل Contact Center استفاده کنید.

Scroll to top